Relevante artikelen
Nieuws en updates
Functies uitgelicht: Afspraken maken
30 april 2018

Functies uitgelicht: Afspraken maken

Het eerste gesprek met een koper, een bezoek aan de showroom of een warme opname bij de bewoners thuis in aanloop naar een renovatie, het zijn voorbeelden van situaties waarbij er persoonlijke afspraken met iedere klant moeten worden gemaakt. Dat klinkt niet moeilijk, maar in de praktijk blijkt het vaak een ingewikkelde puzzel. Wanneer is iedere klant beschikbaar, hoe bewaar je hierin het overzicht en zorg je dat iedereen op tijd aan de beurt komt? HomeDNA maakt het maken van persoonlijke afspraken met klanten heel eenvoudig via de afsprakentool in het woningdossier. De klant kiest uit een van de beschikbare afspraakopties en plant zelf in.  

Kiezen uit één van de beschikbare afspraakopties

Via de afsprakentool kan de klant in zijn woningdossier zelf een afspraakoptie kiezen en inplannen. Jij bepaalt uit welke afspraakmogelijkheden er gekozen kan worden, door het invoeren van de dagen, tijdstippen en de duur van de afspraken. Iedere klant krijgt hierdoor in het woningdossier een agenda te zien met daarin de blokken waarvoor hij/zij kan kiezen. Afspraakopties die al vergeven of in het verleden zijn, blijven inzichtelijk, maar zijn niet meer te kiezen. Ook kunnen afspraakopties die in een te korte periode in de toekomst vallen, bijvoorbeeld dezelfde middag nog of de volgende dag, optioneel niet meer beschikbaar worden gesteld. Met deze methode van inplannen bespaar je een hoop tijd en moeite. Je hoeft niet meer voorafgaand aan de afspraken al persoonlijk contact op te nemen. Alle informatie gaat digitaal. Tevens is de foutmarge bij het inplannen minimaal, omdat je de klant inzicht geeft in de totaalplanning en hem daarin zelf laat bepalen welke afspraak voor hem/haar het beste uitkomt.

Afwijzen of annuleren

Bij iedere afspraak kun je aangeven of deze verplicht of niet verplicht is. Als de afspraak niet verplicht is, kunnen klanten de afspraak via hun woningdossier afwijzen. Dit heeft als groot voordeel dat je direct weet welke klanten geen interesse hebben. Je hoeft dan niet onnodig nog af te wachten. Bij het afwijzen wordt de klant altijd gevraagd om een reden op te geven, wat je kunt gebruiken als feedback. Optioneel kun je klanten via hun woningdossier de afspraak ook laten annuleren als zij toch verhinderd zijn. Dit kan tot een bepaald aantal uren voorafgaand aan de afspaak. Hiermee bied je de klant maximale flexibiliteit en de mogelijkheid om heel eenvoudig van afspraakoptie te switchen als een andere datum toch beter uitkomt. Heel klantvriendelijk dus.

Automatische e-mails ter bevestiging of als reminder

De tool is voorzien van automatische e-mails. De klant ontvangt altijd een bevestigingsmail met daarin de informatie van de afspraak. In deze mail is ruimte voor eigen invulling, zodat je er specifieke informatie over de afspraak in kunt opnemen. Enkele dagen voorafgaand aan de afspraak kun je een automatische herinneringsmail laten uitgaan, die de klant op de hoogte brengt van de aankomende afspraak en eventueel attendeert op de benodigde voorbereiding. Optioneel kan de contactpersoon van de afspraak ook bevestigingsmails ontvangen. Alle mails zijn voorzien van een agendabutton. Hiermee kun je de afspraak met één druk op de knop direct in je eigen, digitale agenda zetten.

Afsprakenoverzicht

Van alle ingeplande afspraken verschijnt in homeDNA een afsprakenoverzicht. Deze geeft een totaalinzicht in alle ingeplande afspraken, van alle contactpersonen en alle locaties, per dag in al jouw projecten. Het overzicht geeft het huidige tijdstip aan, dus kan ook als dagplanning worden gebruikt. Er kan gefilterd worden, zodat eventueel alleen de afspraken van één locatie of van één contactpersoon inzichtelijk worden. Het overzicht is als agenda- of als lijstweergave te raadplegen.