Ballast Nedam is bekend met bouw in de breedste zin van het woord. Ze houden zich bezig op diverse terreinen, van gebiedsontwikkeling tot utiliteitsbouw en infrastructuur. Maar laten we woningbouw hierin niet vergeten. Op dit terrein is Ballast Nedam ook actief onder de naam Laudy Bouw & Ontwikkeling, gevestigd in Sittard, en Heddes Bouw & Ontwikkeling, gevestigd in Hoorn. Deze ondernemingen maken al jaren onderdeel uit van Ballast Nedam en tezamen dragen zij stevig bij aan de woningbouwtak.
Onlangs vertelden wij over hoe online en offline communicatie met betrekking tot kopersbegeleiding elkaar versterken. Ook Ballast Nedam maakt graag gebruik van een gecombineerde on- en offline strategie en heeft daarom homeDNA laten koppelen met hun financiële pakket. Persoonlijke kopersgesprekken vinden nog plaats, maar keuzes worden direct digitaal geregistreerd in een gebruiksvriendelijke webomgeving, die dit automatisch doorgeeft aan het financiële systeem. We spraken met Jan Paul Seijlhouwer, Senior projectmanager ICT bij Ballast Nedam. Hij is nauw betrokken geweest bij de totstandkoming van de koppeling en kan hier alles over vertellen.
Wat had Ballast Nedam voor ogen op het gebied van ICT?
Bij Ballast Nedam maken we gebruik van het ERP-systeem Microsoft Dynamics AX. Enkele jaren geleden zochten we naar een methode om op het gebied van klantcontact meer digitaal en efficiënter te gaan werken. Daarbij wilden we onze financiële werkwijze als uitgangspunt nemen, maar wel een toegankelijk pakket dat begrijpelijk en gebruikersvriendelijk is voor de medewerkers en onze klanten. Een koppeling met ons financiële systeem, zodat dat de data-uitwisseling geautomatiseerd kon gaan, was de beste oplossing. We hebben toen wat partijen benaderd om te kijken bij wie we deze opdracht konden onderbrengen. Hier kwam homeDNA na een selectieprocedure als beste uit de bus.
Waarom is voor jullie een koppeling zo belangrijk?
Wij zijn van mening dat het pakket waarmee je de primaire activiteiten uitvoert, voor verkoop en kopersbegeleiding, ook het pakket moet zijn van waaruit facturatie plaatsvindt. Hier zijn immers alle relevante gegevens al opgeslagen. De kopersbegeleiding kan hierdoor ook makkelijker de betalingsvoortgang bewaken en voor de klant is dit een stuk transparanter. Een koppeling met het financiële pakket is dan noodzakelijk om een efficiënte datastroom te waarborgen.
Hoe is het proces van totstandkoming van de koppeling in zijn werk gegaan?
Wij maakten van ons facturatieproces eerst een functionele omschrijving. Op papier is toen gezet hoe wij te werk gaan. De financiële discipline is altijd ons uitgangspunt geweest. Van de functionele omschrijving is door de techniek van homeDNA een technisch ontwerp gemaakt. Vervolgens is de functionaliteit gebouwd, zowel bij homeDNA als bij Microsoft Dynamics AX. Dit duurde enkele weken. Na een grondige test- en verbeterfase hebben we de koppeling na oplevering in gebruik kunnen nemen.
Hoe gaat de koppeling in zijn werk?
Het bestellen van de kopersopties wordt in homeDNA gedaan. Op het moment dat een ruw- of afbouwfase is afgerond, komt de factuur voor de klant beschikbaar. De kopersbegeleider geeft vervolgens nog aan welke factuur er ook daadwerkelijk gefactureerd mag worden. We doen dit altijd in twee delen: 25 procent bij het verstrijken van de sluitingsdatum en 75 procent net voor de oplevering. De factuur wordt aan het woningdossier van de klant toegevoegd, zodat hij/zij alle documenten op één plaats bewaard heeft. Hier ontvangt de klant per e-mail een notificatie van.
Voor bepaalde projecten voeren we in homeDNA ook de bouwtermijnen van een project in, inclusief vervaldatum. Als een vervaldatum dan is verstreken, komt in homeDNA automatisch de bijbehorende factuur beschikbaar. De kopersbegeleider geeft ook bij deze facturen weer aan welke er ook daadwerkelijk gefactureerd mogen worden.
Iedere ochtend worden de financiële gegevens in homeDNA via de koppeling doorgestuurd naar Microsoft Dynamics AX. Daar worden de opbrengsten, per bouwnummer en per klant, geregistreerd en wordt de vordering op de debiteur geboekt. De financiële medewerkers hoeven hierna alleen nog te controleren of de factuur betaald is.
Aan welke doelen draagt de koppeling tussen homeDNA en jullie financiële pakket bij?
Met behulp van het woningdossier van homeDNA kunnen we het kopersproces nu gedeeltelijk online faciliteren. We leggen keuzes dus direct digitaal vast. Door de koppeling worden de gegevens doorgezet naar Microsoft Dynamics AX. Concreet houdt dit in dat ons financiële systeem nu automatisch een debiteur aanmaakt van iedere koper op het moment dat de verkoop definitief is. We factureren op deze manier efficiënt bouwtermijnen en kopersopties. Ook de statussen van de facturen wordt bijgehouden en gedeeld met de klant. Daarnaast worden van de definitief gekozen opties inkoopregels bijgehouden, welke als budget naar de werkbegroting worden gestuurd.
Wat is er na de koppeling concreet verbeterd in de organisatie?
Het aanmaken van nieuwe debiteuren in Microsoft Dynamics AX gaat nu geautomatiseerd vanuit homeDNA. Er is geen sprake meer van handmatige handelingen op verzoek. Dit scheelt veel inspanning en tijd. Tevens gaan facturatie, communicatie naar de klant en de doorberekening naar opbrengst nu gelijktijdig. Hierdoor is de data die we raadplegen altijd actueel. Een groot voordeel voor de kopersbegeleiding, die bijvoorbeeld bij oplevering altijd moet checken of de slottermijn wel betaald is. In uitzonderlijke gevallen is er uiteraard nog communicatie nodig, maar dit komt nu een stuk minder voor.
Laudy en Heddes Bouw & Ontwikkeling zijn onderdeel van Ballast Nedam. Hoe draagt de koppeling bij aan de samenwerking tussen deze bedrijven?
We vinden een uniforme werkwijze in alle bedrijven die onderdeel uitmaken van Ballast Nedam belangrijk. Daarom werd er in 2015 voor gekozen om te werken met eenzelfde ERP-pakket, om een eenduidig bedrijfsproces te bewaken. Op dit vlak is dus geharmoniseerd, waardoor er voor kopersbegeleiding ook één oplossing kon komen. Zowel Laudy, Heddes Bouw & Ontwikkeling als Ballast Nedam maken gebruik van homeDNA en van de koppeling met Microsoft Dynamics AX. Ook daarin kunnen we dus een uniforme werkwijze aanhouden.
Zijn er nog extra wensen voor de koppeling?
Gekozen opties als inkoopregels doorzetten naar Microsoft Dynamics AX, zodat dit direct in de werkbegroting verwerkt kan worden, zou optimaler kunnen. Tevens ligt er nog de wens om ook losse facturen te kunnen opmaken, maar deze functionaliteit is al in een gevorderd stadium.
Volgende maand weer een nieuwe editie van College Tour.
