Een integrale oplossing voor alle fases

8 maart 2017

Verregaande digitalisering is vandaag de dag een vanzelfsprekendheid en voor veel organisaties is het werken met digitale systemen al jaren een gegeven. Vaak wordt er echter met veel verschillende systemen op uiteenlopende platformen gewerkt, waardoor processen en fasen niet geheel op elkaar aansluiten. HomeDNA biedt een integrale oplossing voor alle fases van het bouw- en ontwikkelproces: van voorbereidingsfase, verkoop en kopersbegeleiding, tot oplevering, service en zelfs renovatie. De voordelen zijn legio: het werken in één systeem voorkomt gegevensverlies en bevordert de samenwerking en de efficiëntie binnen en buiten de organisatie.

Iedereen de beschikking over dezelfde actuele informatie

Met een integraal systeem werken alle afdelingen, individuele medewerkers en zelfs leveranciers of andere partners in hetzelfde programma. Iedereen heeft een eigen werkomgeving, maar alle data komt op één online locatie samen. Het systeem wordt voortdurend door werkende gebruikers geactualiseerd: nieuwe informatie wordt toegevoegd en opgeslagen. Zo is er constant een compleet dossier van het project, dat naadloos overgedragen kan worden aan de verantwoordelijken voor de volgende fase in het traject. Hoe gaat dit concreet in zijn werk?

• Tijdens de verkoopfase komen de inschrijvers via een website automatisch in de CRM-omgeving binnen. De communicatiemedewerker kan direct vanuit dit systeem de nieuwsbrieven maken en versturen en de makelaar houdt de verkoopstanden bij. Verkoopmanagers hebben zo 24/7 zicht op de stand van de verkoop en het resultaat van hun marketingacties.
• Kopersbegeleiders beginnen door de verzamelde gegevens in de verkoopfase met een compleet dossier van de klant. Dit dossier wordt uitgebreid met onder andere de bestellingen van de klant, die hij zelf heeft kunnen plaatsen via een persoonlijk digitaal woningdossier. De gekozen opties en eventueel maatwerk resulteren direct in een meterkastlijst en kruisjeslijst voor de uitvoering.
• Op de bouwplaats wordt er gewerkt met de Bouwkwaliteit App, die synchroniseert met de Het realisatieteam heeft op de bouwplaats alles voorhanden aangaande de specifieke opties en het maatwerk per bouwnummer. Veiligheid en kwaliteit worden tijdens de bouw ook digitaal gemonitord en eventuele verbeterpunten worden op tekening gemeld, doorgezet naar de verantwoordelijke en snel opgelost. De voorschouw en oplevering vinden tevens plaats via apps en worden toegevoegd aan het dossier.
• Na oplevering fungeren het woningdossier van de klant en de Mijn Huis App als kanaal voor servicemeldingen. De servicemeldingen kunnen digitaal worden doorgezet naar leveranciers of met de geïntegreerde planningstool worden ingepland bij eigen vakmensen. Leveranciers kunnen gebruikmaken van de Leveranciers App en vakmensen van de Service App om de werkbon op locatie beschikbaar te hebben en af te ronden.
• Bij renovatieprojecten kan de Bouwkwaliteit App worden ingezet voor onder andere opnames, inspecties en het monitoren van de voortgang.

Gedurende al deze fases wordt er door alle partijen gewerkt met één systeem. Dit heeft als resultaat dat er een consistent dossier van de woning, van processen, kwaliteit en klantgegevens wordt opgebouwd. Alle gegevens bevinden zich op een centrale plaats, die voor iedere belanghebbende met eigen rechten zijn in te zien. Het systeem is het depot van het project, maar tegelijkertijd ook dé evaluatietool. Doordat alle data op één plek is opgeslagen, kunnen diverse functionaliteiten een algehele analyse mogelijk maken. Met filteropties zijn de rapportagemogelijkheden te verfijnen. Aan het einde van het nieuwbouwproject kan op deze manier eenvoudig een terugblik worden geworpen op het hele proces. Zo kan ingezoomd worden op eventuele knelpunten en op zaken en doelstellingen die in nieuwe projecten verder kunnen worden aangescherpt.

Naadloos verder naar de volgende fase

Alle data wordt geregistreerd in het systeem. Het is dus altijd duidelijk wat de stand van zaken van elke woning is: onder optie, onder voorbehoud van financiering of definitief verkocht. In aanloop naar de garantiefase wordt op de datum nauwkeurig bijgehouden of de woning is opgeleverd, of de tweede handtekening al is gezet en of er nog meldingen open staan. Ook sluitingsdata zijn per fase en bouwstroom te bewaken.

Minder gegevensoverdracht

Wanneer alle afdelingen werken met één systeem, is er vrijwel nergens sprake van gegevensoverdracht, opnieuw invoeren of importeren van gegevens. Juist gegevensoverdracht kan tijdrovend zijn en zelfs misverstanden en fouten veroorzaken. Is het toch wenselijk of nodig om met aanvullende, bijvoorbeeld bedrijfsspecifieke systemen te werken? Dan kan het integrale systeem als centraal punt worden gebruikt waaruit de andere systemen worden gevoed en kunnen kwetsbare koppelingen tot een minimum worden beperkt.

Eenvoud voor je personeel

Alle collega’s hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden te maken met hetzelfde systeem en hebben de beschikking over dezelfde actuele informatie. Dat betekent ook dat iedereen inzicht heeft in waar de ander mee bezig is en, indien nodig, even mee kan kijken. Het systeem kan als leidraad worden gebruikt voor interne kwaliteitsverbetering en het stroomlijnen van werkprocessen, en bevordert ook wederzijds begrip.

Eén compleet dossier voor je kopers

Het gebruik van een integraal systeem biedt ook houvast en duidelijkheid voor je kopers. Vanaf de verkoop tot ver na oplevering hebben zij de beschikking over een eigen online woningdossier. Al voor de definitieve handtekening kan dit dossier duidelijkheid geven over de bedragen rondom meer– en minderwerk. Tijdens de kopersbegeleidingsfase hebben zij één helder aanspreekpunt voor al hun vragen en wensen. Dit geeft kopers een prettig overzicht en grip op wat voor hen een enerverend proces is. Na oplevering is er een mooi naslagwerk te raadplegen van hun woning.

Implementatie en training

Implementeren van een integraal systeem kan op meerdere manieren en verschilt sterk per organisatie. Je kunt beginnen met een testproject per fase of beginnen met één module. Met het gebruik van één systeem lijkt een keurslijf op de loer te liggen. Echter, iedere functie kan op een andere manier worden ingezet, op een wijze die aansluit bij de bedrijfscultuur. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om ieder zijn eigen aandachtsgebied te laten behouden of juist samen te werken in teams. Op deze manier kun je geleidelijk toe groeien naar een wijze van digitaal werken die past bij de organisatie en de aard van de projecten.

Voor succesvol werken is een goede instructie en training van medewerkers en andere partners van doorslaggevend belang. Naast praktische vaardigheden gaat het daarbij ook om een mindset van transparant samenwerken en het formuleren van gezamenlijke doelstellingen, die iedereen onderschrijft. Naar verloop van tijd wordt het systeem voor iedereen een vanzelfsprekende rechterhand bij alle dagelijkse processen en tijdens de evaluatie van eerdere werkzaamheden.

Ben je eenmaal vertrouwd met het systeem en mis je toch nog bepaalde functies? HomeDNA is een systeem van, voor en door gebruikers. Praktijkervaringen zien wij als onmisbaar bij het doorontwikkelen van een systeem. Wanneer je het idee hebt dat bepaalde zaken anders of wellicht beter geregeld kunnen worden, bekijkt ons ontwikkelteam of dit gerealiseerd kan worden.

Focus op de processen zelf

Zaken als informatievoorziening naar klanten of juist de directie gaan in een integraal systeem als vanzelf mee in de dagelijkse werkprocessen. Minder (of zelfs geen) papier en overdracht van gegevens scheelt tijd en energie. Zo heb je meer ruimte en slagkracht om wezenlijke zaken binnen de organisatie op te pakken, zoals het ontwikkelen van nieuwe concepten en het verankeren van kwaliteit.

Heb je verdere vragen over de voordelen van een digitaal systeem? Of wil je graag van gedachten wisselen met ons over de specifieke situatie en behoeften binnen je organisatie? Neem gerust contact met ons op voor een nadere kennismaking.