Efficiënt samenwerken en evalueren in de keten

4 mei 2017

Met homeDNA is het mogelijk om zowel één ontwikkelfase als alle  procedures van verkoop tot en met de garantiefase in één systeem te laten plaatsvinden. Zo houd je grip op de gehele keten en voorkom je dat er onnodige of zelfs dubbele handelingen plaatsvinden. Bovendien kun je door middel van uitgebreide rapportages knelpunten identificeren en vroegtijdig verhelpen. Hoe werk je met een integraal systeem toch als team nauw samen, ook als er sprake is van een binnen- en buitendienst?

Gebruikersgroepen: werken op een need-to-know basis

Gebruikersgroepen zijn een handige manier om iedere gebruiker binnen een systeem juist die informatie aan te bieden die hij/zij nodig heeft, maar ook waar hij of zij voor geautoriseerd is; denk bijvoorbeeld aan verkoopmedewerkers, kopersbegeleiders, uitvoerders en leveranciers. Door iedere gebruikersgroep of zelfs gebruiker zijn of haar eigen rechten en werkomgeving te geven, houd je het overzichtelijk en weet iedereen waar hij of zij aan toe is. Ook kun je eenvoudig projecten aan- en uitzetten bij gebruikers. Zo voorkom je dat medewerkers en leveranciers onnodig moeten zoeken naar actuele informatie. Iedere gebruiker stelt vervolgens een eigen dashboard samen met snelkoppelingen naar de voor hem/haar belangrijkste informatie. Dit dashboard is voortdurend aan te passen en is altijd actueel. 

Het kan handig zijn om een vaste persoon binnen de organisatie verantwoordelijk te maken voor het aanmaken en verstrekken van inlogcodes. Soms is het echter handiger om dit per afdeling te regelen, omdat een uitvoerder bijvoorbeeld zelf het beste zicht heeft op onderaannemers en leveranciers. Eén duidelijk aanspreekpunt of contactpersoon is een pré.

Heldere communicatie onderling, met de klant én met leveranciers

Een belangrijk voordeel van samenwerken in één systeem is dat er juist minder informatiestromen tussen verschillende afdelingen nodig zijn:  iedereen kan bij dezelfde actuele informatie. In de verkoopfase wordt een project éénmalig ingevoerd of zelfs geïmporteerd (vanuit bijvoorbeeld Niki). De makelaar kan de resultaten van marketingacties en de verkoopstanden bijhouden terwijl de verkoopafdeling of het management meekijkt.

Kopersbegeleiders hebben zo bij de start van hun werkzaamheden al een compleet dossier van de klant. De digitale workflow met heldere actiepunten maakt het ook mogelijk om zelfs bij ziekte of vakantie met een team samen te werken aan één project. Al het contact met de klant kan worden vastgelegd in de vorm van gespreksverslagen. Bestellingen, wijzigingen en akkoord op tekeningen verlopen digitaal via het woningdossier van de klant. De klant kan ook rechtsgeldig digitaal de definitieve bestellijst ondertekenen. De bestellingen worden automatisch vertaald in een meterkastlijst en een digitale kruisjeslijst, zodat de collega’s in de uitvoering direct weten waar zij aan toe zijn. Zo breng je met minimale handelingen en communicatie tussen collega’s toch het maximale aan elkaar over.

Tijdens de bouw, de oplever- en de garantieperiode bevordert een integraal systeem de samenwerking tussen  eigen vakmensen en leveranciers. Meldingen tijdens de bouw of reparaties die tijdens de garantieperiode door klanten worden gemeld, kunnen via apps en de webapplicatie worden uitgezet bij de verantwoordelijke en in het geval van eigen vakmensen ook direct worden ingepland. In plaats van handmatig (na)bellen, mailen en plannen kunnen meldingen meteen worden doorgezet naar de juiste persoon, die dit direct terug ziet in zijn/haar eigen werkomgeving. Na uitvoering van de nodige werkzaamheden kan de betrokkene de melding ook weer afmelden. Deze snelle flow bevordert de klanttevredenheid doordat er in één keer gehandeld kan worden.

En persoonlijke aandacht voor de klant?

Persoonlijk contact met de klant is en blijft belangrijk. Maar digitale contactmomenten leveren juist ook een schat aan individuele informatie op. Deze informatie kan worden ingezet om verder te personaliseren in de e-mailcommunicatie, maar ook als leidraad worden gebruikt tijdens een real life verkoopgesprek. Zo resulteren meer digitale gegevens in kwalitatief klantcontact, waarbij je klant zich gekend en gezien voelt.

Doorlooptijden bewaken

Met het instellen en verzenden van automatische reminders per e-mail houd je iedereen bij de les. Mocht er toch een reden zijn waarom bepaalde zaken langer duren, dan kan de betrokkene dit aangeven. Leveranciers kunnen bijvoorbeeld aangeven dat bepaalde onderdelen in bestelling zijn. Wanneer serviceafspraken al hebben plaatsgevonden en nog niet afgemeld zijn, is dit direct in het overzicht te zien. Voor de verantwoordelijke is dit naast de reminders een extra herinnering. Voor de uitvoerder of, in een later stadium, de serviceafdeling, biedt dit inzicht in eventuele vertragingen.

Grip op de zaak met rapportages

Eén van de grootste voordelen van een integrale werkwijze is dat je duidelijk zicht hebt op alle processen in de organisatie. Met behulp van inzichtelijke rapportages kun je hierdoor gericht knelpunten identificeren. Dit geldt voor allerlei aspecten zoals doorlooptijden, het aantal meldingen of terugkerende gebreken bij bepaalde materialen. Vervolgens kun je om de tafel met een bepaalde afdeling of een leverancier om de oorzaak te achterhalen en eventuele verbeteringen door te voeren. Juist door transparant te communiceren met medewerkers en leveranciers, krijgt iedereen zicht op de voordelen.

Koppelingen met andere systemen?

Soms is het toch nodig om bepaalde koppelingen te maken naar andere digitale systemen, bijvoorbeeld ten behoeve van facturatie. Ook in dat geval is het handig om één centraal systeem te hebben voor de dagelijkse processen, van waaruit andere kanalen gevoed worden. Zo is er maar op één plek uitwisseling van gegevens nodig.

De complete keten, van A tot Z

Met het werken in één systeem begin je al bij de start van het proces met de juiste gegevens. Dit vraagt in eerste instantie een tijdsinvestering en inspanning van alle medewerkers en van leveranciers, maar betaalt zich al snel uit in het vervolg van het proces. Doordat veel zaken projectoverstijgend kunnen worden geregeld en geëvalueerd, nemen de voordelen van het systeem op langere termijn alleen nog maar toe. Een integraal systeem waar de hele keten bij betrokken wordt, leent zich bij uitstek voor een omschakeling naar het werken op basis van lean principes. Door open en constructief de processen te analyseren, bevorder je voortdurende optimalisatie.