Functies uitgelicht: het bestelproces bij Kopersbegeleiding

13 juni 2017

Een online woningdossier is een prettige manier om te communiceren en te bestellen voor de klant in de kopersbegeleidingsfase. De koper kan via het woningdossier alle keuzes bekijken. Door diverse opties toe te voegen aan het winkelmandje, worden de financiële consequenties van de meer- en minderwerkkeuzes direct helder in beeld gebracht. Hoe werkt dit aan de zijde van de kopersbegeleider?

De module Kopersbegeleiding voor de kopersbegeleider

Een aantal vaste functies zorgen ervoor dat niet alleen het bestelproces maar ook de voorbereiding van de kopersbegeleidingsfase snel kan plaatsvinden. Wordt er gebruik gemaakt van het systeem van Het Nieuwbouw Platform, dan zijn het project en de bouwnummers met een muisklik te importeren. Wanneer dit niet het geval is, dan kan bij meerdere varianten van dezelfde basiswoning een woningtype worden gekopieerd en bewerkt. Sluitingsdata zijn per bouwstroom en per fase (ruw- en afbouw) in te stellen. De juiste ruimtes en gekoppelde koperskeuzes kunnen eenvoudig aan de woningtypes worden toegevoegd. Door de eigen beheeromgeving op organisatieniveau valt er ook veel tijd te besparen op projectniveau. De ervaring leert dat veel koperskeuzes op meerdere projecten van dezelfde ontwikkelaar/aannemer worden aangeboden. Door te werken met een overkoepelende moederlijst, kunnen de koperskeuzes snel gereed worden gezet voor een nieuw project, maar ook worden aangepast en bewerkt voor een eenmalig afwijkend project. Uiteraard is het ook mogelijk om kopersopties toe te voegen die slechts voor één project gelden.

Reguliere koperkeuzes kunnen door de koper worden besteld via het woningdossier.  De kopersbegeleider ontvangt vervolgens digitaal alle bestellijsten in zijn/haar werkomgeving. Deze werkomgeving is te personaliseren met tabelopties en geeft richting aan een soepele workflow. De nieuwste bestellingen verschijnen bovenaan in het overzicht en uit de overzichtelijke weergave blijkt ook direct waar nog een actie van de kopersbegeleider nodig is. Aan de communicatie over en weer kunnen tekeningen en notities worden toegevoegd. Zo kan de technische uitwerking van bepaalde koperskeuzes tot in detail worden afgestemd met de koper, en vervolgens ook weer worden geaccordeerd. Ook kan er van de zijde van de kopersbegeleider een aparte offerte voor maatwerk worden aangemaakt, die wederom via het woningdossier kan worden afgestemd en worden geaccordeerd. De (automatische) rappelfunctie helpt de kopersbegeleider bij het stroomlijnen en monitoren van de bestelprocedure. Het is bijvoorbeeld mogelijk om reminders in te stellen voor sluitingsdata. Is een bestelling definitief? Het is zelfs mogelijk om de klant op een veilige wijze digitaal te laten ondertekenen.

Voortdurend getoetst aan de praktijk

De module Kopersbegeleiding wordt inmiddels door een groot aantal gebruikers ingezet op veel uiteenlopende woningbouwprojecten. Ervaringen, vragen en situaties uit de praktijk zorgen ervoor dat wij het systeem steeds intuïtiever en gebruiksvriendelijker kunnen maken. Dit bespaart veel tijd voor de kopersbegeleider. Daarbij is het niet nodig om een volledige gestandaardiseerde, digitale werkwijze aan te houden. Het is altijd mogelijk om moederlijsten en bestellijsten te downloaden en te printen, of bijvoorbeeld samen met de kopers de bestellingen te doen, met het woningdossier als illustratie en leidraad. Ook een functie als het digitaal ondertekenen van de bestellijst is optioneel. Nieuwe gebruikers worden intensief ondersteund bij de inrichting van een eerste project. De heldere, beproefde vormgeving van de werkomgeving maakt dat iedereen snel met homeDNA aan de slag kan. Ook na de implementatiefase staat onze helpdesk standby bij vragen.