Kopersbegeleiding: hoe zorg je voor een soepel bestelproces?

18 februari 2019

Met een aantrekkelijk ingericht online woningdossier ontvang je de koper met open armen. Tegelijkertijd bespaar je, door het proces eenmalig goed in te richten, veel tijd. Met een veelgestelde vragen-sectie en een gebruiksvriendelijke omgeving wordt de koper optimaal begeleid bij de aankoop en keuze voor meer- en minderwerk. De koper weet wat er gedurende het proces van kopersbegeleiding, de realisatie en rondom de oplevering van hem of haar verwacht wordt. Tegelijkertijd is het proces voor de kopersbegeleider optimaal gestructureerd.

Oriënteren en selecteren in de homeconfigurator

In homeDNA zien kopers of bewoners een digitale keuzelijst in hun persoonlijk woningdossier. De keuzelijst kan verrijkt worden met afbeeldingen van de producten en koperskeuzes, en met een uitgebreide toelichting. Kopers kunnen zich via de lijst op hun gemak oriënteren op de mogelijkheden: de opties hoeven niet direct besteld te worden, maar kunnen ook eerst verzameld worden in de winkelwagen en tijdens een persoonlijk verkoopgesprek worden doorgenomen. Is het toch nodig om een aanpassing in het aanbod van kopersopties door te voeren, bijvoorbeeld omdat er een nieuwe optie beschikbaar is, er een artikel is uitverkocht of er een aanpassing aan de prijs moet plaatsvinden? Als kopersbegeleider voer je dit eenvoudig in één keer door en actualiseer je dit direct voor alle kopers en bewoners in hun woningdossier. Door bij aanvang het woningdossier voor het hele project goed in te richten, zorg je ervoor dat alleen de opties die aansluiten bij het woningtype worden weergegeven. Wanneer de klant, al dan niet in overleg met de kopersbegeleider, heeft gekozen, kunnen de opties met één druk op de knop worden besteld.

Kopersbegeleiding aan de zijde van de kopersbegeleider

Als kopersbegeleider zie je direct in je eigen werkomgeving dat er een nieuwe bestelling is binnengekomen en wanneer, en of er op een lopende bestelling nog een actie vereist is.
Standaard meer- en minderwerk vormt overigens steeds vaker maar één klein deel van de totale kopersopties. Zeker bij projecten in een hoger segment van de markt, wil je aan kopers alle ruimte bieden om de woning zoveel mogelijk naar hun zin te maken. Als kopersbegeleider maak je in je eigen werkomgeving offertes aan, die op een individueel niveau in het woningdossier van de klant kunnen worden aangeboden. Deze maatwerk-kopersopties zijn alleen door deze specifieke klant te bestellen. De klant kan ook een document toevoegen als bijlage voor een optie. Ga je toch face-to-face met de klanten aan tafel? Nabellen en afspraken plannen is verleden tijd met behulp van de afsprakentool in het woningdossier. Je geeft hierbij als kopersbegeleider verschillende tijden aan in het woningdossier. Kopers kunnen hieruit zelf een moment kiezen dat hen het beste uitkomt: makkelijk voor beide partijen. Ook de showroom kan eventueel gebruik maken van deze optie.

De sluitingsdatum bewaken zonder stress

Het kan een uitdaging zijn om ervoor te zorgen dat kopers hun bestellingen voor de ruwbouw- of afbouwsluitingsdatum verzenden. Met automatische reminders per mail, ontlast je jezelf en houd je de kopers bij de les. Zo kun je je richten op het afronden van de laatste bestellingen of maatwerk-koperskeuzes. Na de sluitingsdatum kunnen kopers ook niet meer via het woningdossier bestellen. De meer- en minderwerkopties blijven te benaderen via het woningdossier, maar zijn niet meer te selecteren en te bestellen. Uiteraard kun je als kopers- of huurdersbegeleider na de sluitingsdatum in overleg nog wel wijzigingen doorvoeren in de bestellijst van een bepaalde woning.

(Digitaal) ondertekenen

In principe is het mogelijk om het gehele bestelproces digitaal te laten verlopen: zelfs het ondertekenen van de definitieve opdrachtbevestiging kan online plaatsvinden. Hiervoor hebben wij een overeenkomst met Ondertekenen.nl afgesloten. Hiermee kunnen kopers verschillende documenten eenvoudig en veilig ondertekenen en indienen. Uiteraard kun je er ook voor kiezen om dit laatste stuk van het traject niet digitaal te laten verlopen: in dat geval ondertekent de koper een uitgeprinte versie.

Kopersbegeleiding….and beyond!

Wij gaan verder waar andere systemen ophouden; het gehele proces met de klant kan gevolgd, begeleid en gemonitord worden in homeDNA. Voor de klant betekent dit meer helderheid en voorpret tijdens het proces. Voor je eigen organisatie en medewerkers betekent dit meer efficiëntie en werkplezier: eenmaal ingericht zijn bijvoorbeeld meer- en minderwerkopties voor meerdere projecten aan te zetten. Dat betekent dat kopersbegeleiders minder tijd kwijt zijn aan administratie en organisatie, en meer tijd kunnen besteden aan maatwerk en klantcontact. Maar we doen meer: we bieden de helpende hand tijdens de implementatie en ook daarna staat onze helpdesk voor je klaar. Veel van onze gebruikers werken al geruime tijd met de module Kopersbegeleiding van homeDNA: het systeem wordt voortdurend actueel gehouden aan de hand van hun ervaringen uit de praktijk.

Naast kopersbegeleiding is homeDNA ook te gebruiken tijdens verkoop, realisatie, renovatie en de garantieperiode. Alle apps en modules werken naadloos met elkaar samen, maar kunnen ook los worden ingezet. We nodigen je van harte uit om kennis te maken met ons systeem voor kopersbegeleiding, onze andere modules en onze werkwijze. Meer weten? We komen graag bij je langs voor een demonstratie of een presentatie voor collega’s en management.