Online woningdossier voor klant en kopersbegeleider

12 april 2017

Een online woningdossier is een waardevol instrument voor kopers en kopersbegeleiders.
Voor de klant vormt een woningdossier een medium voor informatie, communicatie en uiteraard ook voorpret. Aan de zijde van de organisatie zorgt een woningdossier voor een gestructureerde stroom van informatie, actiepunten en documenten. Dit in- en overzicht bevordert een voorspoedige en plezierige kopersbegeleidingsfase voor zowel de koper als de kopersbegeleider.

Alle gegevens per pand en per klant

Iedere klant heeft een eigen woningdossier waarin hij zijn persoonlijke gegevens en actiepunten ziet. Dit biedt de klant maximaal en to the point inzicht in het proces. De kopersbegeleider heeft een dossier waarin alle gegevens van alle klanten zijn te raadplegen. Om hierin overzicht te behouden, is dit dossier opgebouwd per pand én per klant. Hiermee houdt de kopersbegeleider grip op zijn of haar werk en kan tevens zijn of haar klanten op persoonlijk niveau behandelen. Met de inzet van een online woningdossier worden beide partijen voorzien van actuele en relevante informatie en hebben zij deze informatie ook altijd bij de hand. Klant en kopersbegeleider weten dan precies waar ze aan toe zijn.

Meer dan meer- en minderwerk

In steeds meer woningbouwprojecten kunnen klanten hun eigen invulling geven aan de woning. Van klassieke kopersbegeleiding met een voorafgeformuleerde optielijst is steeds minder sprake. Zelfs wanneer er wel een vast pakket voor meer- en minderwerk beschikbaar is, zijn de opties uitgebreider. Dit vraagt echter wel om een intensief contact met de klant. Het is belangrijk om het gewenste maatwerk helder op tekening vast te leggen en te laten goedkeuren. Door de communicatie via een online woningdossier, per pand en per klant, te laten verlopen, zijn de communicatiestromen en de stand van zaken voor zowel koper als kopersbegeleider helder. Ook partners zoals eventuele keuken- en sanitairleveranciers kunnen worden betrokken bij deze werkwijze, in de mate die past bij de werkwijze van je organisatie. Showrooms kunnen toegang krijgen tot het woningdossier zodat zij de bestellingen kunnen bekijken. Daarnaast kun je ervoor kiezen om deze leveranciers de verantwoordelijkheid geven om zelf bestellingen in te voeren en af te handelen.

Financieel inzicht

Meer- en minderwerk heeft soms aanzienlijke financiële consequenties voor de koper en wordt steeds vaker meegefinancierd in de aankoop van de woning, zeker wanneer het om ingrijpende bouwkundige opties gaat zoals een uitbouw of een dakkapel. Dit vraagt om duidelijkheid in een vroeg stadium, zelfs voordat de definitieve handtekening gezet wordt. Een online woningdossier kan uitkomst bieden, doordat maatwerkopties persoonlijk aangeboden worden, voorzien van het bedrag. Doordat kopers het financiële plaatje helder in beeld hebben, kunnen zij geïnformeerde keuzes maken.

Projecten inrichten

Wanneer je als organisatie bij meerdere nieuwbouwprojecten dezelfde of vergelijkbare opties aanbiedt, is het handig om te werken met een moederlijst van producten. Deze moederlijst richt je eenmalig in op projectoverstijgend niveau. Vervolgens kun je op projectniveau opties aanzetten en eventueel ook bewerken. Het woningdossier voor de koper is zo snel ingericht. Daardoor houd je als team meer tijd over voor het aanmaken van projectspecifieke opties en het behandelen en begeleiden van maatwerk.

Een efficiënte workflow

Als kopersbegeleider heb je met een online dossier continue een compleet overzicht van de stand van zaken met betrekking tot iedere klant en iedere woning. Nieuwe bestellingen verschijnen met een heldere status bovenaan in het overzicht, zodat altijd duidelijk is of er een actie van de kopersbegeleider vereist is of dat de klant nog iets dient te wijzigen of goed te keuren. Zaken als het uitsturen van reminders voor sluitingsdata kunnen volledig worden geautomatiseerd, zodat je als kopersbegeleider kunt concentreren op je kerntaken of juist aanvullende service kunt bieden. Door definitieve bestellijsten digitaal te laten ondertekenen, wordt ook de stroom papieren documenten in de organisatie gereduceerd – en voorkom je ook onnodige administratieve handelingen in de rest van de organisatie.

Contactmomenten worden online automatisch vastgelegd. Hierdoor is het verloop van de communicatie altijd terug te zien weet je altijd wat de status is van diverse bestellingen. Daarnaast is er voldoende ruimte voor gespreksnotities per klantdossier. Dit maakt het mogelijk om ook in een team van kopersbegeleiders gezamenlijk de kopers te assisteren of in te springen voor een collega bij ziekte of verlof. Definitieve bestellingen worden direct vertaald in een meterkastlijst en een digitale kruisjeslijst, zodat de collega’s in de uitvoering ook meteen weten waar zij aan toe zijn.

Online toch persoonlijk betrokken

Ook bij gebruik van een online woningdossier kun je voor een zeer persoonlijke aanpak kiezen. Heb je bijvoorbeeld een vaste kopersadviseur dan kan het online dossier als leidraad dienen bij één of meerdere persoonlijke adviesgesprekken. Juist doordat je via het woningdossier alle gegevens van een klant bij de hand hebt, kun je adequaat en geïnformeerd reageren en ook pro-actief inspringen op vragen en behoeften van een klant. Je signaleert op tijd knelpunten en ziet in één oogopslag welke werkzaamheden er nog openstaan bij de organisatie en waar de klant nog op dient te reageren. Daardoor voelt je klant zich gehoord en gezien, en bevorder je het vertrouwen en het enthousiasme.

Beleving

Een online woningdossier fungeert voor klanten in de eerste plaats als webwinkel, documentenplatform en communicatiekanaal, maar is ook te gebruiken voor  het plaatsen van nieuws, foto’s van de bouwplaats en enquêtes. De koper zelf kan aan de slag met een moodboard ter inspiratie voor zijn of haar toekomstige thuis. Ook kan de koper eigen documenten ten aanzien van de woning uploaden in hun eigen webomgeving.

Met een woningdossier bied je meer dan alleen een administratief platform of een communicatiekanaal: alles wat de klant aangaat is hierin te vinden. Voor de klant is de aankoop van een woning geen alledaagse gebeurtenis. Er leven wellicht veel vragen en onzekerheden. Met het beantwoorden van veelgestelde vragen in het woningdossier neem je direct al veel onzekerheid bij de klant weg. Ook kun je de klant houvast bieden door een helder tijdspad te communiceren met behulp van een tijdlijn, waarin plaats is voor alle belangrijke momenten zoals de eerste paal, de sluitingsdatum, voorschouw en oplevering. Zo communiceer je effectief met de klant, organiseer je efficiënt je eigen werkproces en maak je de aankoop van een woning tot een plezierige ervaring voor de koper.

Na oplevering kan het woningdossier eventueel worden toegepast in de garantiefase; alle gegevens van de koper zijn dan naadloos te gebruiken door de serviceafdeling. Ook kan de koper eventueel servicemeldingen doen via het voor hem vertrouwde online dossier.

Het online woningdossier in combinatie met de module Kopersbegeleiding is één van de speerpunten van homeDNA. Wij bieden echter oplossingen voor alle fases, vanaf verkoop tot en met garantie. Heb je vragen naar aanleiding van de informatie in dit whitepaper, neem gerust contact met ons op. Wij denken graag mee over de uitdagingen en ontwikkelingen binnen je organisatie.