Ook voor renovatie en groot onderhoud bij huurwoningen

21 maart 2018

Veel van onze gebruikers zijn ontwikkelaars en ontwikkelende aannemers van nieuwbouwprojecten. Zij zetten homeDNA in om het gehele proces van verkoop, kopersbegeleiding, realisatie, oplevering en de garantiefase te stroomlijnen, of gebruiken specifieke modules en apps die aansluiten bij hun situatie. Minder bekend is dat homeDNA ook volledig is toe te passen bij renovaties en groot onderhoud van huurwoningen, zoals bijvoorbeeld bij projectmatige verduurzaming. Onderscheidend bij dit onderdeel zijn ons unieke woningdossier, de verfijnde en beproefde omgeving voor onderhoudsmedewerkers én de apps voor het waarborgen van de kwaliteit van de renovatie.

Prettig en laagdrempelig communiceren met huurders

Bij renovaties, groot onderhoud en grootschalige verduurzaming komt een hoop coördinatie kijken. In dit soort situaties heb je niet alleen met je eigen planning en die van de partners te maken, maar ook met de bewoners van de betreffende woningen. Een goede communicatie en afstemming met huurders is onmisbaar voor een voortvarende start en succesvol verloop van een renovatieproject. Met homeDNA houd je korte lijnen met hen: zo bied je je huurders bij een renovatie/groot onderhoud een eigen woningdossier en een Mijn Huis App. Hiermee hebben zij gedurende het traject, zowel thuis als onderweg, alle informatie over hun woning bij de hand. Op deze manier kan er snel met hen gecommuniceerd worden en hebben de huurders tevens altijd inzicht in de stand van zaken aangaande hun woning. Het woningdossier en de Mijn Huis App bieden daarnaast nog diverse andere mogelijkheden. Je houdt er bewoners bijvoorbeeld ook mee op de hoogte middels nieuws- of pushberichten en kunt hun mening vragen via enquêtes. Bij de renovatie van een keuken of het sanitair kunnen de huurderskeuzes ook via het dossier plaatsvinden, waardoor automatisch een bestel- en meterkastlijst per woning ontstaat. Ook afspraken maken, bijvoorbeeld voor de warme opname, gaat heel eenvoudig met behulp van de agendatool. Hiermee plannen bewoners zelf een afspraak door te kiezen uit één van de beschikbare momenten.

Reparatiemeldingen na oplevering

Nadat de renovatie is afgerond, kan het uiteraard voorkomen dat er zich toch kleine of grotere gebreken voordoen. Het woningdossier en de Mijn Huis App blijven voor de huurders ook na oplevering beschikbaar en kunnen in deze periode worden gebruikt voor het melden van de reparatieverzoeken. Huurders kunnen eenvoudig en snel hun melding doorgeven, indien nodig voorzien van een foto of uitleg. Zij kunnen vervolgens reageren op aanvullende vragen van de servicemedewerker of voorstellen voor afspraken accepteren. In het woningdossier wordt het proces rondom de afhandeling van servicemeldingen ook visueel helder weergegeven. Is er een huismeester of andere complexbeheerder die service- en reparatiemeldingen coördineert? Deze persoon kan een speciale inlog krijgen waarmee hij of zij voor alle betreffende woningen meldingen kan maken en, afhankelijk van de afspraken, ook direct kan doorzetten aan uitvoerenden.

Verfijnd en gebruiksvriendelijk werkproces voor de huurdersbegeleider, uitvoerder en onderhoudsmedewerker

Voor iedere medewerker zijn er pasklare digitale oplossingen die aansluiten bij zijn/haar specifieke rol in het proces rondom een renovatie. De huurdersbegeleider onderhoudt eenvoudig contact met de huurders via een eigen werkomgeving, waarin alle communicatie rondom afspraken en de bestellingen voor de huurderskeuzes overzichtelijk worden weergegeven. Warme opnames kunnen in de woning met behulp van de Bouwkwaliteit App plaatsvinden. De uitvoerder gebruikt de Bouwkwaliteit App vervolgens ook als naslagwerk ter plaatse voor tekeningen, veiligheids- en kwaliteitschecks en om de woning op te leveren.

In principe worden reparatie- en servicemeldingen na de oplevering digitaal door de huurders gemeld via hun woningdossier of app. Deze meldingen komen automatisch binnen in de omgeving van de servicemedewerker, die vervolgens een scala aan mogelijkheden heeft voor wat betreft de afhandeling. Door het werken met statussen, ID’s en automatische reminders aan verantwoordelijke behandelaars kan de voortgang van iedere melding gevolgd en bespoedigd worden. De historie van een specifieke melding en het object kan ook altijd worden ingezien. Het werken met digitale meldingen, verlicht de telefonische druk op de onderhoudsafdeling. Wil je toch werken met telefonische meldingen, bijvoorbeeld omdat niet alle huurders even digitaal vaardig zijn? Ook dat is geen probleem. De medewerker die de melding aanmaakt kan deze op basis van een telefonische melding stapsgewijs en gestructureerd verwerken in het systeem.

Planning en werkbonnen geïntegreerd na oplevering

Ook de uitvoering van reparaties is te stroomlijnen en te volgen. Reparatiemeldingen kunnen direct worden ingepland bij een team van een eigen medewerkers, met een handige plannings- en agendafunctie. Op locatie kunnen de medewerkers met behulp van de Service App gedetailleerd inspecties uitvoeren en materiaalgebruik vastleggen in een digitale werkbon. Werk je vooral samen met leveranciers en uitvoerende onderaannemers? De melding kan naar hen worden doorgezet. Zij kunnen de melding na uitvoering vervolgens op locatie ook weer afmelden via de speciale app. Een gebruiksvriendelijke digitale oplossing voor renovaties/groot onderhoud bij huurwoningen werkt prettig voor eigen medewerkers, bewoners en andere partners. Een ander belangrijk voordeel is dat je op deze manier knelpunten met betrekking tot bepaalde ruimtes, materialen, producten en de opvolging van meldingen snel in kaart kunt brengen. Dat maakt kwaliteit bewaken en verbeteren heel eenvoudig en inzichtelijk. Het resultaat? Tevreden klanten, minder druk op je organisatie en gericht sturen op verbetering en kosten.

Nieuwsgierig geworden? Flexibel starten is mogelijk.

Bij het selecteren van een nieuw systeem voor de afhandeling van renovatie, service- en reparatiemeldingen ga je als organisatie liever niet over één nacht ijs. Dat begrijpen wij heel goed! Daarom is het mogelijk om homeDNA eerst in te zetten bij een beperkt aantal woningen. Later kun je er altijd voor kiezen om dit aantal uit te breiden. Bovendien staat ons enthousiaste team je concreet en slagvaardig bij tijdens de implementatie en daarna. Wij zijn pas tevreden als jij het bent. Meer weten over de mogelijkheden voor jouw woningportefeuille? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op.