Renovatie en groot-onderhoud: zo maak je van het woningdossier een succes

26 maart 2018

Het woningdossier is in homeDNA hét centrale punt voor klantcontact en communicatie. Alles wat de klant en zijn/haar woning aangaat, in iedere fase, kan een plek in het woningdossier krijgen. Het woningdossier is snel en eenvoudig in te richten en voor zowel klant als organisatie heel gebruiksvriendelijk. Inmiddels is het woningdossier door vele organisaties en op uiteenlopende typen projecten ingezet. De ervaring leert ons dat er een aantal algemene aandachtspunten zijn voor een succesvolle inzet van het woningdossier. Wanneer je deze in het achterhoofd houdt, benut je het dossier optimaal: op een manier die meerwaarde heeft voor de klant en voor je eigen organisatie. Gebruik je het woningdossier voor huurders bij renovatie, groot onderhoud of grootschalige verduurzaming? Dan zijn er een aantal specifieke tips voor het gebruik.

Pas je uitleg en begeleiding aan op je doelgroep

Voor huurders is een renovatie of het uitvoeren van groot onderhoud aan hun woning een spannende periode. Wat gaat er gebeuren, wat wordt er van hen verwacht en wat kunnen zij van je organisatie verwachten? Zorg voor heldere, consistente voorlichting via meerdere kanalen, zoals een nieuwsbrief en in het woningdossier zelf. Veronderstel niet te veel als bekend: wat voor jou en je organisatie vanzelfsprekend lijkt, is voor sommige groepen huurders misschien toch ingewikkeld of gewoon nieuw. Uiteraard brengt een groot onderhoudsproject ook weleens wat overlast met zich mee. Benadruk de voordelen na de realisatie, maar communiceer ook eerlijk over de werkzaamheden. Met een goede uitleg over het proces, en over het woningdossier zelf, neem je onzekerheid weg, bied je houvast en voorkom je problemen in een later stadium. Eventueel kun je een meldingsformulier voor overlast of vragen toevoegen aan het dossier, om de telefonische druk op je organisatie te verminderen.

Zorg voor actualiteit en een goed gevuld woningdossier

Bij een groter complex vinden niet alle werkzaamheden in dezelfde periode plaats en wordt er vaak ook gefaseerd gewerkt. Verstrek de inlogcode van het woningdossier op een moment dat er daadwerkelijk informatie is toegevoegd en wanneer het voor de klant ook relevant wordt. Klanten willen graag direct aan de slag en zaken bekijken, en wanneer bepaalde onderdelen nog niet operationeel zijn en woning- of klantspecifieke documenten nog niet zijn toegevoegd, nodigt dit niet uit tot toekomstig intensief gebruik en roept dit wellicht alleen meer vragen op. Verder kun je gedurende het proces ook nieuws en updates kwijt in het woningdossier: een leuke manier om klanten te betrekken in het proces. In het woningdossier kun je ook wat uitgebreidere updates plaatsen dan op een algemene website of via social media.

Licht huurders ook goed voor over de procedure na oplevering

Gebruik je het woningdossier ook voor het melden van kleine of grotere gebreken na oplevering? Ook daarvoor geldt dat een goede voorlichting vooraf belangrijk is. Afbeeldingen toevoegen en heldere omschrijvingen van het probleem, maken het eenvoudiger voor servicemedewerkers om zaken doelgericht af te handelen. Investeer dus in goede informatie: in een later stadium draagt dit bij aan meer efficiëntie voor je organisatie en een snelle oplossing voor het probleem van de huurder.

Werk je al een poosje met het woningdossier, maar zou je meer willen weten over de functies en mogelijkheden bij renovatie en groot onderhoud? Of vraag je je juist af of het woningdossier en onze modules een goede match zijn voor een renovatie of groot onderhoud bij jouw projecten? Neem gerust contact met ons op. Ons team vertelt je er graag meer over.