Update mei 2018 in het kader van de AVG

08 mei 2018

Op 25 mei 2018 treedt de aangescherpte AVG in. Om deze reden zijn er in de update een aantal wijzigingen in dit kader doorgevoerd. Concreet houdt dit in dat het werkproces in homeDNA vooral verduidelijkt is. Hoe dient er door onze gebruikers met online data te worden omgegaan? HomeDNA faciliteert en instrueert een heldere werkwijze, die ondersteunt bij het verwerken van de gegevens op de juiste manier. Daarnaast zijn er deze update ook wat optimalisaties doorgevoerd in de modules Bouwkwaliteit en Service & Onderhoud.

De juiste gebruikersgroep voor de juiste rol

In homeDNA hoort iedere gebruiker bij een gebruikersgroep, die aangeeft wat zijn of haar rol in het systeem is en automatisch de bijbehorende rechten verzorgt. De gebruikersgroepen zijn streng gecontroleerd en bevatten in de basis alleen de minimale middelen om de standaard werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Desgewenst kan een gebruiker extra rechten worden gegeven om tot een persoonlijk profiel te komen. Op deze manier maakt homeDNA het mogelijk dat iedere gebruiker alleen de beschikking heeft tot de gegevens die voor hem of haar relevant en bedoeld zijn. Dit werkt prettig, duidelijk en veilig.

Eén e-mail per leverancier voor meerdere meldingen

In de module Bouwkwaliteit is het e-mailverkeer aan leveranciers en uitvoerders geoptimaliseerd. Er worden nu minder mails verstuurd, maar de mails zijn vollediger en essentiëler gemaakt. Iedere twee uur wordt er gecontroleerd of er voor een verantwoordelijke nieuwe meldingen klaar staan. Deze worden vervolgens in één e-mail verstuurd. Ook is de download van meldingen inhoudelijk uitgebreid met de informatie van de tweede of derde verantwoordelijke en, indien van toepassing, wordt de reden van afwijzen bij afgewezen meldingen genoemd.

Meer details per reparatieverzoek

Voor de medewerkers die werken met onze module Service & Onderhoud is het mogelijk om binnengekomen reparatieverzoeken te kenmerken als vraag of klacht. Hierdoor zijn opmerkingen van bewoners te onderscheiden van reparaties en kunnen vervolgstappen sneller worden bepaald. Ook kunnen de vragen of klachten uit de rapportages worden gefilterd, zodat er exacter kan worden geanalyseerd hoeveel meldingen er om welke reden zijn ingediend. Per reparatieverzoek zijn tevens de notitiemogelijkheden in het woningdossier verduidelijkt, zodat bewoners worden geholpen om vragen of opmerkingen over een reeds ingediend verzoek hierbij te noteren, zodat alle informatie zoveel mogelijk bij elkaar blijft.

Zijn er vragen of onduidelijkheden over het gebruik van homeDNA met betrekking tot de AVG of andere functionaliteiten in homeDNA? Er kan vrijblijvend contact met ons worden opgenomen voor vragen of advies. De volgende update van homeDNA is op 12 juni 2018.