Zo ga je veilig om met persoonsgegevens

27 maart 2020

De afgelopen jaren is er in bijna alle organisaties meer aandacht gekomen voor het veilig bewaren en gebruiken van persoonsgegevens, en het veilig omgaan met data in het algemeen.

AVG
Dit heeft uiteraard te maken met het invoeren van de AVG in 2018, maar ook met een verhoogd bewustzijn in het algemeen met betrekking tot data. In homeDNA werken we al sinds het begin met een persoonlijk dossier. In de loop van de jaren hebben we met de uitbreiding van het systeem veel oog gehad voor het werken met persoonlijke gegevens. Natuurlijk dien je daarbij als gebruiker ook oog te hebben voor bepaalde aandachtspunten.

Werken met persoonsgegevens
Voor het verwerken en opslaan van persoonsgegevens is de regelgeving met de invoering van de AVG verhelderd en strikter geworden. Ook bij bijvoorbeeld een inschrijving als geïnteresseerde in een woningbouwproject gelden deze regels. We zetten heel beknopt enkele aandachtspunten even op een rij.

Het vastleggen van persoonsgegevens mag alleen als de betreffende persoon hier uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven. Een zogenaamde “opt-out” waarbij de toestemming standaard aangevinkt staat, mag eigenlijk niet.
Het gebruiken van de persoonsgegevens mag alleen als de betreffende persoon ook toestemming heeft gegeven voor dit specifieke gebruik. Wil je mensen die interesse hadden in een vorig project voor een nieuw project benaderen, dan had je dit expliciet moeten aangeven tijdens het verzamelen van data voor het eerste project.
De gegevens mogen niet langer worden bewaard dan nodig, en zorgvuldig worden beschermd tegen verlies of diefstal.

Ook voor medewerkers en samenwerkingspartners 
Niet alleen met de gegevens van de woonconsument dien je zorgvuldig om te gaan: ook de gegevens van medewerkers en samenwerkingspartners beheer je uiteraard met aandacht. Daarnaast is het van belang dat alleen de medewerkers voor wie het van belang is, persoonsgegevens en eventuele andere gevoelige (bedrijfs)gegevens kunnen raadplegen of bewerken. In grotere organisaties is een belangrijke rol weggelegd voor degene die gebruikersprofielen aanmaakt. Het is prettig om één of twee personen binnen de organisatie verantwoordelijk te maken en een beheer account te geven.

Anonimiseren
Het verwijderen van klanten biedt ook altijd de mogelijkheid om iemand te ‘Anonimiseren’. Daarnaast heb je de mogelijkheid om per project, de belangstellenden na twee jaar automatisch te laten verwijderen in het project. Dit gebeurt alleen wanneer er geen respons is op de automatische e-mail die dan uit gaat.

Twijfel je welke gebruikersrol het beste past bij een bepaalde medewerker, of hoe je een correct formulier opstelt waarmee je persoonsgegevens verwerkt? Neem even contact op met ons supportteam. Wij helpen je graag op weg.